Organização, estrutura, informação e produtividade são palavras fundamentais em qualquer almoxarifado ou para aqueles que têm nele seu local de trabalho. Mas como unir tudo isso de forma a tirar o melhor, aumentando a produtividade e reduzindo erros e custos? 

Separamos algumas dicas que vão facilitar muito sua vida enquanto almoxarife e aumentar ainda mais a qualidade do serviço prestado.

Organização é tudo
Como não poderia deixar de ser, a organização nos almoxarifados está diretamente ligada à produtividade, e pode ser considerada até como o ponto mais importante para seu sucesso.

A expressão “tempo é dinheiro”, mesmo que não diretamente, também se aplica a esse setor, justamente pelo fato de os processos, em toda empresa ou linha de produção, deverem fluir sem problemas e livres de complicação, sendo capaz de realizar suas atividades sem atrapalhar as outras, ou até melhor, realizar suas atividades favorecendo as outras, de modo a tornar o serviço de outros setores também mais eficazes.

Vide bem que não aplicamos a expressão supra citada para o almoxarifado em si, que em seu cerne não carrega a obrigatoriedade de gerar lucros, mas sim a responsabilidade de reduzir perdas e despesas, ao mesmo tempo que ajuda os outros setores à obterem resultados mais satisfatórios.

 

A melhor forma de realizar atividades logísticas é pauta-las num estudo minucioso das rotinas da empresa, analisando como opera seus recebimentos, saídas e logística, por exemplo. Vale lembrar que quanto mais tempo um produto fica em estoque, mais gastos ele gera em termos de armazenagem. E para evitar que esse problema aconteça, a armazenagem deve ser segura, eficiente e ordenada, de forma a otimizar o controle e aumentar o giro das mercadorias.

 Investir em organização é assegurar que a empresa esteja sempre abastecida, sejam em seu estoque de consumo interno ou de vendas; evitar extravios; reduzir despesas, e; melhorar a experiência do consumidor.

Como a digitalização pode ajudar

Diante do exposto, fica claro que “ter o estoque nas mãos”, ou seja, conhece-lo a fundo, ter a informação completa de tudo que o compõem e do seu funcionamento correto, é a chave para o sucesso, não apenas do setor, mas da empresa como um todo. Informação de qualidade faz toda a diferença.

Três pontos são cruciais em se tratando do sucesso de um almoxarifado:

1) Atualização de inventário;

2) Inspeção de entrada de produtos;

3) Atenção às mercadorias paradas. 

Atualizar o inventário consiste basicamente em identificar, classificar e contar as mercadorias.

Inspecionar a entrada reforça a importância de viabilizar um controle de qualidade no almoxarifado.

Prestar atenção às mercadorias paradas está ligado justamente ao fato de não manter as mesmas paradas em estoque gerando custos/despesas extras de armazenamento devido ao longo tempo em que ficaram sem movimentação.

O ponto em comum desses três itens está na informação, ou se preferir, na qualidade da mesma, ou seja, da maneira como essa informação é obtida e utilizada pelo almoxarife no desenvolvimento das suas atividades.

A digitalização, principalmente na era digital em que vivemos, através dos scanners e do gerenciamento eletrônico de documentos, é uma excelente e moderna forma de se automatizar processos e obter o melhor da informação do estoque. Fora o fato de proporcionar maior segurança no armazenamento dos documentos gerados pelos processos, melhorar a capacidade de compartilhamento da informação e gerar acesso mais assertivo, rápido e direcionado à informações gerais, específicas ou até o cruzamento entre dados.

A escolha do scanner ideal para cada almoxarifado deve levar em conta a necessidade real do setor ou empresa, assim como seu tamanho, estoque, logística e qualquer outro fator que contribua para realização das tarefas, justamente pelo fato dos equipamentos contarem com características específicas, como serem portáteis, wireless ou de permitir grandes quantidades de digitalização por hora/dia, por exemplo.

Para facilitar melhor esse entendimento, separamos três dos melhores scanners da Kodak Alaris, para fazer uma breve análise.

- Scanner i940 (portátil): Equipamento muito valorizado e com as vantagens de ser pequeno, leve e portátil, mas nem por isso, menos poderoso, já que digitaliza até 20 páginas frente e verso por minuto, e um montante de 1000 folhas por dia.

- Scanner i1190WN (wireless): Seu principal diferencial é ser wireless, ou seja, trabalhar sem fios, em rede, possibilitando que mais pessoas tenham acesso facilitado ao seu uso. Digitaliza até 40 páginas frente e verso por minuto e um total de até 5000 folhas por dia.

- Scanner S2080W: Além de toda sua potência em digitalização, permite a captura de até 80 páginas frente e verso por minuto e 8000 folhas por dia, contando ainda com um painel Touch Screen que permite o acesso a mais de 20 programações previamente personalizadas (salvar como, exportar para, dar permissões, etc) com apenas um toque, facilitado ao extremo seu manuseio.

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