5 coisas que um escritório de contabilidade deve fazer/ter para realizar suas atividades
A profissão de contador, assim como dos escritórios de contabilidade, seus locais de trabalho, é bastante importante e carrega consigo grande responsabilidade no desenvolvimento das suas tarefas com relação tanto a economia do país quanto com a garantia de segurança financeira de pessoas físicas, empresas e instituições públicas. Vide que alguns dos seus deveres são fundamentais para manter a ordem e saúde de empresas de todos os portes, como: gestão de ativos, folhas de pagamento e demonstrações financeiras, orçamentos, planejamento financeiro e tantas outras.
Diante de todas as suas atividades e responsabilidades, destacamos alguns itens que todo escritório de contabilidade precisa ter para desenvolver suas atividades com plenitude e competência.
1 – Capital Profissional Qualificado
Não poderíamos deixar de destacar, antes de tudo, que um bom escritório de contabilidade deve contar com bons contadores. Pode parecer redundante falar isso, mas sem bons profissionais desempenhando suas atividades fundamentais, não apenas o setor contábil, mas basicamente todos os outros setores, principalmente os de serviços, são baseados na excelência da prestação desses serviços. O conhecimento, seja técnico ou teórico, é um grande diferencial para o sucesso.
2 – Arquivo
O escritório de contabilidade precisa ter um arquivo organizado.
Existe uma infinidade de documentos diferentes, todavia, com grau de importância diferente também. Então evite armazenar um documento desnecessário para diminuir a desordem e sobrecarga. Seja seletivo!
3 – Bons Computadores
Contar com bons computadores é fundamental para realizar a grande maioria das tarefas, que cada vez mais vem acontecendo a nível digital. E quando falamos em “bons computadores”, isso deve ser levado a sério, pois a qualidade e velocidade com que a informação e dados são processados, faz muita diferença no desempenho e qualidade das atividades.
4 – Scanners que acompanhem o ritmo do escritório
Estamos vivendo uma nova realidade com a era digital e se adaptar a ela virou muito mais que obrigação. Hoje em dia a grande maioria dos documentos gerados pelas empresas, sejam e-mails, pedidos, orçamentos, notas fiscais, recibos, atas de reunião, protocolos, comprovantes de pagamento e tantos outros, já nascem digitais, ou seja, não existe mais nem no seu formato físico, valendo para pessoas físicas, empresas e o próprio governo e instituições públicas, que vem se atualizando e desburocratizando diversos processos e situações através de documentos e comprovações digitais.
A transformação digital é algo que vem se tornando cada vez mais comum no meio empresarial e contábil, e a principal ferramenta para essa transformação são os scanners, que como já destacamos no assunto do tópico, deve ser um equipamento que acompanhe o ritmo da empresa, ou seja, que cumpra com seu papel de forma rápida, prática, eficaz e segura.
Com os documentos digitalizados você terá acesso a todos os documentos de um cliente/empresa com muito mais facilidade, separados por pastas e arquivos. Dessa forma, não terá um arquivo físico sobrecarregado, ganhará tempo, segurança e mais organização nos processos empresariais como também no espaço físico.
Para explicar bem o que estamos falando, segue breve análise comparativa dos pontos principais de 3 equipamentos líderes de mercado em seus segmentos, o i940, o i2420 e o S2060, todos da Kodak Alaris, líder mundial no segmento de digitalização:
a) i940 (Portátil): Digitaliza 20 páginas por minuto e até 1000 por dia;
b) i2420: Digitaliza 40 páginas por minuto e até 5000 por dia;
c) S2060: Digitaliza 60 páginas por minuto e até 7000 por dia.
5 – Software para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Complementando o trabalho dos scanners e seu processo de digitalização, é fundamental um software que organize esses documentos, além dos dados e informações dele obtidos, tudo isso de forma prática, segura e dando à informação sua real importância.
Esses softwares permitem uma gestão inteligente dos documentos, assim como de todos os dados e informações neles contidos. Suas principais vantagens e benefícios são: localização de documentos e informações de forma rápida por meio de simples pesquisa, redução nos custos gerados por excesso de cópias e impressões, segurança das informações, rastreabilidade e controle das movimentações e edições de documentos, redução de tempo gasto com atividades que requerem analise manual de documentos, precisão e controle de acesso à distribuição da informação, além de tantas outras.
Vale salientar que a Kodak Alaris, já citada no comparativo dos scanners, e líder de mercado no segmento digitalização, também conta com soluções bastante robustas para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, com o software Capture Pro.
O escritório de contabilidade precisa entrar na era digital! Será muito mais produtivo e seguro.
E você, está preparado para começar ou dar um upgrade no seu escritório de contabilidade?
Conte com a Diagrama Tecnologia para te auxiliar.
Acompanhe nosso blog e fique por dentro de novidades no setor contábil, saiba mais sobre como a tecnologia, a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos podem ajudar no seu escritório, conheça equipamentos, softwares e outras soluções que vão te ajudar tanto na sua vida profissional quanto pessoal.
Acompanhe-nos também em nossas mídias sociais – Facebook, Instagram, LinkedIn e Youtube.