No modo de vida corrido e atribulado que temos hoje em dia, perder qualquer segundo é sinônimo de improdutividade, e como já diz um velho ditado popular, “tempo é dinheiro”.

Se na nossa vida pessoal qualquer atraso já atrapalha quase o dia inteiro, imagine para empresas, que possuem diversos processos à serem feitos por seus funcionários e colaboradores todos os dias, e ainda manter a qualidade no atendimento ao cliente,  sem tirar o sorriso do rosto.

Todas as empresas, sejam elas de qualquer segmento, tem suas tarefas e atividades específicas, como vender, comprar, atender, emprestar, validar, prestar serviços e tantas outras – o que define seu tipo de negócio. Mas todas elas tem algo em comum, as atividades rotineiras, como gerar notas, arquivar documentos ou atender clientes. E são nessas tarefas que temos que ficar bastante atentos, pois são justamente nelas que pecamos perdendo tempo.

Um dos maiores vilões para perda de tempo nas empresas é a organização de algo tão corriqueiro, mas de suma importância, os documentos. São estes que comprovam negócios, fornecem dados e informações, justificam custos e investimentos, direcionam tarefas e atividades, atestam afirmações e facilitam as atividades específicas de cada segmento. Diante de toda esta importância, tê-los de forma organizada, segura e de fácil acesso é fundamental para o bom andamento dos negócios.

Empresas de qualquer segmento de mercado precisam estar atentas a isso, pois o acesso à informação de forma dinâmica, segura e assertiva pode ser o pilar para o sucesso ou fracasso nos negócios, desde o atendimento direto ao cliente, como em bancos, lojas de departamento ou cartórios, ao simples acesso a informação, como em escritórios de advocacias e instituições públicas.

Mas como conseguir dar o tratamento adequado aos documentos, gastando menos tempo e ainda tirar o máximo deles de forma rápida e segura? Simples, a digitalização te explica.

Manter qualquer tipo de documento no seu formato físico é um dos pontos mais traiçoeiros para qualquer empresa, por vários motivos, mas destacaremos dois dos principais: a improdutividade e a insegurança. Improdutividade pelo simples fato de, precisando encontrar qualquer tipo de informação nos mesmos, o processo é feito de forma manual, mais demorado e passivo de falhas. Insegurança, pois perder documentos físicos, seja por extravio (perda, subtração, etc) ou acidentes (traças, rasgos, líquidos, etc), é mais comum do que se pensa. A solução é digitalizar.

Digitalizados, os documentos se elevam a outro patamar, pois passam a fornecer suas informações de forma muito mais prática, segura e completa.

O ganho em praticidade e produtividade é “monstruoso”, até porque a perda de tempo para localizar dados e informações cai a praticamente zero. Basta uma simples pesquisa para se obter os melhores e mais completos resultados, que ainda podem ser filtrados, cruzados, editados e compartilhados de forma muito mais prática.

A segurança também se eleva bastante e praticamente acaba com as perdas, pois digitalizados se pode ter várias “cópias originais” arquivadas em locais diferentes, como HD’s, computadores e nuvem.

Bons scanners, como os da Kodak Alaris, por exemplo, líder mundial em digitalização, são os grandes facilitadores desse processo, pois através de simples comandos e uma programação bastante robusta, facilitam a vida das empresas tornando o manuseio e  armazenamento dos documentos mais prático e otimizado.

Outro fator de fundamental importância é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que junto com os scanners, proporcionam um “tratamento” diferenciado à informação, otimizando a digitalização e o armazenamento de forma mais lógica, segmentando arquivos por tipo, data e conteúdo.

Conseguiu perceber a importância, não apenas de ter os documentos digitalizados, mas de todas as vantagens que oferecem? Usar o melhor que a tecnologia nos proporciona é investir no sucesso, é estar a frente, é perder menos tempo, é ganhar mais em produtividade e qualidade.